檔案系統是指建立在現代信息技術普通應用基礎上，利用數字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對數字檔案信息資源進行采集、管理、利用，通過高速寬帶通信網絡設施，實現檔案信息資源共享的信息系統，是信息時代各個檔案管理部門發展的趨勢與必然選擇。

  檔案系統的建立，是將檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以多種形式的數字化檔案管理轉變的手段，從而促進檔案信息的社會化服務，推動檔案管理的現代化發展，提升檔案管理的質量和服務。